Diese Angaben müssen auf jeder Handwerkerrechnung stehen

Eine Rechnung an eine Privatperson muss bestimmte Angaben enthalten. Sie stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Das ist der einzige Teil der Rechnungsprüfung, den Sie komplett abhaken können, ohne etwas auslegen zu müssen.

Die neun Pflichtangaben

1. Name und Anschrift des Handwerksbetriebs. Vollständig, mit Straße und Ort. Briefkopf mit Logo und Ortsname reicht nicht.

2. Name und Anschrift von Ihnen. Ein falsch geschriebener Name ist unschön, aber selten folgenreich. Eine fehlende Anschrift kann bei der Steuererklärung stören.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eines von beidem, nicht beides. Fehlt beides, ist die Rechnung unvollständig.

4. Rechnungsdatum.

5. Rechnungsnummer. Ob sie wirklich fortlaufend ist, können nur Betrieb und Finanzamt wissen. Aus einer einzelnen Rechnung lässt sich das nicht sagen. Prüfbar ist nur, ob überhaupt eine da ist.

6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung. Hier hängen die meisten Rechnungen. Dazu unten mehr.

7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung. Der Tag oder die Tage der Ausführung. Der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt.

8. Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, plus Steuerbetrag. Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto. Getrennt. Eine reine Bruttosumme reicht nicht.

9. Hinweis auf eine vorher vereinbarte Minderung des Entgelts, falls es eine gibt. Praktisch: Skonto. Wird es genannt, muss die Angabe so konkret sein, dass sich der Betrag errechnen lässt.

Die zehnte, nur bei Arbeiten am Grundstück

Erbringt ein Betrieb eine Leistung an einem Grundstück für eine Privatperson, muss die Rechnung zusätzlich auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Das betrifft praktisch jede Handwerkerleistung am Haus oder an der Wohnung: Heizung, Bad, Dach, Fenster, Maler, Elektro.

Der Hinweis ist kurz und steht meist im Fußtext. Fehlt er, ist das für Sie ohne unmittelbare Folge. Es sagt Ihnen aber etwas darüber, wie sorgfältig die Rechnung erstellt wurde.

Nummer 6 ist der kritische Punkt

Gefordert ist eine Beschreibung, aus der Art und Umfang der Leistung hervorgehen.

Das erfüllen Formulierungen wie:

• „Austausch Thermostatventil Heizkörper Wohnzimmer, Fabrikat …, inkl. Entlüften"
• „Malerarbeiten Flur, 24 m², zweimal streichen, Dispersion weiß"

Das erfüllen diese nicht:

• „Reparaturarbeiten"
• „diverse Arbeiten laut Absprache"
• „Material"
• „Sonstiges"

Der Nachteil einer Sammelposition ist nicht theoretisch. Sie können nicht nachvollziehen, wofür Sie zahlen, und die Position auch nicht gegen den Kostenvoranschlag halten. Fragen Sie nach.

Wenn etwas fehlt

Fehlende Pflichtangaben machen die Leistung nicht wertlos und die Forderung nicht hinfällig. Sie geben Ihnen einen Anspruch auf eine ordentliche Rechnung. Fragen Sie schriftlich nach einer korrigierten Fassung.

Ein Satz, der funktioniert:

Bitte senden Sie mir eine korrigierte Rechnung, auf der [fehlende Angabe] ergänzt ist. Die Angabe gehört nach § 14 Abs. 4 UStG auf die Rechnung.

Bei der Leistungsbeschreibung:

Bitte schlüsseln Sie Position … nach Art und Umfang der Arbeiten auf, damit ich die Rechnung nachvollziehen kann.

Warum sich die Viertelstunde lohnt

Zwei Gründe.

Der Steuerabzug. Ohne getrennt ausgewiesene Arbeitskosten kein Abzug nach § 35a EStG. Das sind keine Formalien, das sind bis zu 1.200 Euro im Jahr.

Und die Nachvollziehbarkeit. Eine Rechnung, die Art und Umfang der Leistung erkennen lässt, können Sie prüfen. Eine, die es nicht tut, können Sie nur glauben. Der Unterschied zeigt sich spätestens, wenn ein Mangel auftaucht und geklärt werden muss, was eigentlich geschuldet war.

Wenn Sie das nicht Zeile für Zeile selbst machen wollen: In unserem Prüfkatalog steht jede der neun Pflichtangaben als eigener Punkt, mit der Fundstelle im Gesetz. Die Vorschau kostet nichts.