Ratgeber Handwerkerrechnung prüfen
Sammelpositionen auf der Handwerkerrechnung
Was § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG von einer Leistungsbeschreibung verlangt, welche Formulierungen das erfüllen und wie Sie eine Aufschlüsselung erbitten.
29.4.2026 · 3 Minuten Lesezeit
Kurz gefasst
- § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt eine Angabe zu Menge und Art der Leistung, aus der sich Art und Umfang erkennen lassen.
- „Reparaturarbeiten laut Absprache“ erfüllt das nicht; „Austausch Thermostatventil, 3 Stück, inkl. Entleeren und Befüllen der Anlage“ erfüllt es.
- Ohne brauchbare Leistungsbeschreibung lässt sich weder der Aufwand einordnen noch der Arbeitsanteil für § 35a EStG belegen.
- Eine nachträgliche Aufschlüsselung ist im Betrieb meist eine Sache von Minuten. Die Daten liegen vor, sie sind nur nicht auf die Rechnung gewandert.
Es ist die häufigste Feststellung überhaupt: eine Position, aus der nicht hervorgeht, was gemacht wurde. „Reparaturarbeiten". „Diverse Leistungen". „Material laut Aufstellung". Der Betrag steht daneben, der Inhalt bleibt offen.
Was das Gesetz verlangt
§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG fordert „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung". Der Maßstab: Ein sachkundiger Dritter soll erkennen können, was geleistet wurde. Ohne Rückfrage, allein anhand der Rechnung.
Der Sinn ist zunächst steuerlich. Die Finanzverwaltung soll die Leistung identifizieren können. Für Sie als Privatperson ist der praktische Nutzen ein anderer, aber der wichtigere.
Warum Sie das betrifft, auch ohne Vorsteuerabzug
Als Privatperson ziehen Sie keine Vorsteuer. An der Leistungsbeschreibung hängt trotzdem einiges.
Sie können die Rechnung sonst nicht prüfen. Eine Pauschalposition lässt sich nicht gegen den Kostenvoranschlag halten, nicht gegen den Aufwand, nicht gegen den Materialeinsatz. Sie können sie nur glauben.
Der Steuerabzug hängt mit dran. Ohne erkennbare Trennung zwischen Arbeit und Material kein Abzug nach § 35a EStG. Sammelpositionen und fehlender getrennter Ausweis treten fast immer zusammen auf.
Im Mängelfall fehlt die Grundlage. Zeigt sich später ein Mangel, ist die erste Frage, was geschuldet war. „Reparaturarbeiten" beantwortet sie nicht.
Was ausreicht
Beschreibungen, die Art und Umfang erkennen lassen:
- „Austausch Eckventil Waschtisch Gäste-WC, Fabrikat …, inkl. Abdichten und Dichtheitsprüfung"
- „Malerarbeiten Treppenhaus, 62 m² Wandfläche, Untergrund gespachtelt, zweimal Dispersion weiß"
- „Elektroinstallation Küche: 3 Steckdosen, 1 Herdanschluss, Leitungen NYM-J 3×1,5 ca. 24 m"
Erkennbar ist jeweils: was, wo, wie viel.
Das reicht nicht:
- „Reparaturarbeiten laut Auftrag"
- „diverse Arbeiten"
- „Material"
- „Nebenleistungen"
- „Regiearbeiten"
Ein Grenzfall ist der Verweis auf ein anderes Dokument: „Leistungen gemäß Angebot Nr. 2026-114". Zulässig, wenn Ihnen das Angebot vorliegt und die Leistung dort beschrieben ist. Liegt es Ihnen nicht vor, ist die Rechnung für Sie nicht prüfbar. Fordern Sie es an.
Was Sie schreiben
Die Bitte um Aufschlüsselung ist üblich und wird meist erfüllt:
Bitte schlüsseln Sie Position … („…") nach Art und Umfang der ausgeführten Arbeiten auf, damit ich die Rechnung nachvollziehen kann.
Wenn zusätzlich der getrennte Ausweis fehlt, beides in einem Satz:
Bitte schlüsseln Sie Position … nach Art und Umfang auf und weisen Sie dabei die Arbeitskosten getrennt von den Materialkosten aus.
Und beim Verweis auf ein Angebot, das Sie nicht haben:
Die Rechnung verweist auf Angebot Nr. … Bitte senden Sie mir dieses Angebot zu, damit ich die abgerechneten Leistungen nachvollziehen kann.
Was realistisch passiert
Eine nachträgliche Aufschlüsselung ist meist eine Sache von Minuten. Die Daten liegen im Betrieb vor, sie sind nur nicht auf die Rechnung gewandert. Manche Betriebe schreiben knapp, weil sie glauben, das erspare Diskussionen. Es ist umgekehrt.
Reagiert ein Betrieb auf eine sachliche Bitte um Aufschlüsselung gar nicht, ist auch das eine Information. Was daraus folgt, ist eine Rechtsfrage.
In der Prüfung
Die Leistungsbeschreibung ist Prüfpunkt HR-06 in unserem Prüfkatalog, mit dem höchsten Schweregrad. Eine Sammelposition wiegt für sich genommen nicht schwer. Sie blockiert nur alle anderen Prüfungen. Der Bericht nennt die betroffene Position immer wörtlich, damit Sie sie in Ihrer Nachfrage zitieren können.
Die Vorschau ist kostenlos.
Im Text genannte Grundlagen
§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG · § 35a EStG