Anfahrt, Bereitstellung, Kleinmaterial

Auf der Rechnung stehen 1.140 Euro. Davon entfallen 620 Euro auf Positionen, zu denen keine Menge, keine Dauer und keine Strecke angegeben ist. Das ist keine Auffälligkeit im rechtlichen Sinn — aber es ist eine Zahl, die man kennen sollte, bevor man zahlt.

Die Liste, die Sie anlegen

Gehen Sie die Rechnung durch und schreiben Sie jede Position heraus, die einen Betrag nennt, aber keine Bezugsgröße. Typischerweise sind das:

• Anfahrt oder Anfahrtspauschale
• Bereitstellung, Einsatzpauschale, Bereitschaftspauschale
• Kleinmaterial, Verbrauchsmaterial, Schmierstoffe
• Entsorgung
• Reinigung des Arbeitsbereichs
• Grundgebühr, Servicepauschale

Addieren Sie. Teilen Sie durch die Rechnungssumme. Der Prozentsatz ist die Zahl, die Sie in der Nachfrage nennen — er bewertet nichts und macht trotzdem sichtbar, worüber gesprochen werden muss.

Die Anfahrt und ihre drei Erscheinungsformen

Hier liegt der häufigste Doppelansatz dieser Nische, und er entsteht selten aus Absicht, sondern aus zwei Systemen, die nebeneinanderlaufen: Die Zeiterfassung bucht die Fahrt als Arbeitszeit, die Abrechnungssoftware setzt die Pauschale.

Prüfen Sie drei Dinge nebeneinander. Steht eine Anfahrtspauschale auf der Rechnung? Steht daneben eine Kilometerangabe mit Satz? Und geht die abgerechnete Arbeitszeit über die Zeit hinaus, die zwischen Ankunft und Abfahrt lag?

Wenn zwei dieser drei zutreffen, ist dieselbe Fahrt zweimal erfasst. Das ist eine Feststellung mit Zahlen, keine Unterstellung.

Die Bereitstellungspauschale

Sie ist die unklarste Position auf vielen Rechnungen, weil ihr Inhalt nirgends definiert ist. Manche Betriebe meinen damit das Vorhalten des Spülwagens, andere die Bereitschaft an sich, wieder andere das Auf- und Abbauen vor Ort.

Alle drei können berechtigt sein. Problematisch wird es, wenn dieselbe Leistung zusätzlich als Notdienstzuschlag und als Arbeitszeit erscheint. Deshalb lautet die Frage nicht „ist das zulässig", sondern „was deckt diese Position ab".

Material und Entsorgung

Bei einer Rohrreinigung fällt wenig Material an. Eine Kleinmaterialpauschale von 15 oder 20 Euro ist unauffällig; eine dreistellige gehört erläutert, weil sich schwer vorstellen lässt, was darin steckt.

Bei der Entsorgung ist es umgekehrt: Sie kann erheblich sein, wenn tatsächlich Feststoffe abgefahren wurden. Dann gehört eine Menge dazu. Ohne Mengenangabe ist es eine Pauschale unter anderem Namen.

Was das Gesetz an Bestimmtheit verlangt

§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt die Angabe von Menge und Art der Leistung. Eine Position, die nur aus einem Wort und einem Betrag besteht, erfüllt das nicht.

Das macht die Forderung nicht hinfällig, und es ist kein Vorwurf. Es begründet aber Ihren Anspruch auf eine Rechnung, aus der hervorgeht, was abgerechnet wurde — und genau darum bitten Sie.

Die Nachfrage

die Rechnung Nr. … enthält Positionen ohne Mengen- oder Zeitangabe in Höhe von insgesamt … Euro, das sind … Prozent der Rechnungssumme. Bitte teilen Sie mir zu den Positionen … mit, welche Leistung sie jeweils abdecken und auf welcher Absprache sie beruhen. Zur Anfahrt bitte ich zusätzlich um die Angabe, ob die Fahrzeit in der abgerechneten Arbeitszeit enthalten ist.

Zwei Fragen, ein Prozentsatz, keine Bewertung. Der letzte Satz ist der, der die Doppelabrechnung sichtbar macht — und er wird beantwortet, weil die Antwort im Einsatzbericht steht.