Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung prüfen

Bei größeren Aufträgen zahlen Sie in Etappen: eine Anzahlung bei Auftragserteilung, ein Abschlag nach dem Rohbau, einer nach der Montage. Am Ende kommt die Schlussrechnung und muss die geleisteten Zahlungen abziehen. Fehlt der Abzug, ist das die teuerste Abweichung, die eine Rechnung haben kann.

Wie eine Schlussrechnung aufgebaut ist

Drei Blöcke:

1. Die Gesamtleistung, vollständig aufgeführt, mit Gesamtsumme.
2. Die geleisteten Abschlagszahlungen, einzeln mit Datum und Betrag.
3. Der Restbetrag.

Block zwei fehlt gelegentlich. Manchmal steht dort nur „abzüglich Anzahlung" ohne Betrag. Manchmal ist einer von drei Abschlägen vergessen. Manchmal fehlen sie ganz.

Woran Sie es erkennen

Legen Sie Ihre Kontoauszüge neben die Rechnung. Zwei Fragen:

Steht jede von Ihnen geleistete Zahlung mit Datum und Betrag auf der Schlussrechnung?

Stimmt der Restbetrag? Gesamtsumme minus Summe der Abschläge.

Ein Sonderfall wird leicht übersehen: Abschlagsrechnungen weisen Umsatzsteuer aus. In der Schlussrechnung müssen die Nettobeträge und die darauf entfallende Steuer korrekt abgezogen werden, nicht die Bruttobeträge von der Nettosumme. Wenn Ihnen der Restbetrag seltsam vorkommt, obwohl alle Abschläge genannt sind, liegt es meist hier.

Was Sie schreiben

Mit Datum und Betrag:

Auf die Rechnung Nr. … habe ich am … einen Abschlag von … € und am … einen weiteren Abschlag von … € geleistet. Auf der Schlussrechnung finde ich diese Zahlungen nicht abgezogen. Bitte senden Sie mir eine korrigierte Schlussrechnung.

Wenn nur ein Teil fehlt:

Der Abschlag vom … über … € ist auf der Schlussrechnung nicht ausgewiesen. Bitte korrigieren Sie die Rechnung entsprechend.

Was dahintersteht

Abschlagszahlungen regelt § 632a BGB: Der Unternehmer kann Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Beim Verbrauchervertrag über den Bau eines neuen Gebäudes oder erhebliche Umbaumaßnahmen kommt § 650m BGB dazu, unter anderem mit einer Obergrenze für die Gesamthöhe und einer Sicherheitsleistung von fünf Prozent für die rechtzeitige Herstellung.

Abschläge sind Vorauszahlungen auf die Vergütung. Sie werden mit der Schlussrechnung abgerechnet. Das ist keine Kulanz.

Wenn schon bezahlt ist

Haben Sie die Schlussrechnung bereits überwiesen und der Abzug fehlte, ist das eine Überzahlung. Fordern Sie sie schriftlich an, mit Beleg:

Ich habe die Schlussrechnung am … in voller Höhe beglichen. Die Abschläge vom … und vom … über insgesamt … € waren darin nicht abgezogen. Ich bitte um Erstattung des überzahlten Betrags von … € bis zum …

Legen Sie die Kontoauszüge als Kopie bei. Meist ist es ein Buchungsfehler und schnell korrigiert.

Drei Punkte am Rand

Skonto auf den Restbetrag. Wurde Skonto vereinbart, bezieht es sich normalerweise auf die Gesamtsumme, nicht auf den Restbetrag. Prüfen Sie, worauf die Rechnung es anwendet.

Sicherheitseinbehalt. Bei Bauleistungen ist ein Einbehalt für die Gewährleistung möglich, wenn er vereinbart wurde. Ist er vereinbart und in der Schlussrechnung nicht berücksichtigt, sprechen Sie es an.

Doppelte Positionen aus Abschlagsrechnungen. Kommt vor, wenn Abschläge nach Bauabschnitten gestellt wurden: Eine Position taucht in der Abschlagsrechnung und noch einmal in der Schlussrechnung auf, ohne dass die Abschlagsrechnung insgesamt abgezogen wird.

In der Prüfung

Nicht verrechnete Abschlagszahlungen sind Prüfpunkt HR-27 in unserem Prüfkatalog, mit dem höchsten Schweregrad. Voraussetzung: Die Zahlung muss im Dokument erwähnt sein. Steht sie nirgends, kann eine Prüfung der Rechnung allein sie nicht finden. Laden Sie in dem Fall die Abschlagsrechnungen mit hoch.